Guide till hur marknadschefer kan upphandla webb på ett enklare sätt (RFP)

Chief Executive Officer

18 min lästid
Dela inlägg

Att köpa tjänster är inte alltid enkelt som marknadschef, speciellt när det kräver någon teknisk kompetens. Man vet helt enkelt inte vad man ska begära, man vill bara att det funkar (med all rätt)!

Styrelsen förväntar sig ett resultat, men du har inte full kunskap om vad som exakt krävs för en lyckad leverans. Samtidigt så vill byrån på andra sidan tjäna pengar på din leverans. Så det kan kännas svårt att lita på dem.

Innehållet i en RFP (Request for proposal) är inte alltid glasklart och många kan känna att det är svårt att ta fram den informationen som behövs.

Resultatet blir ofta att man bara tar en leverantör med hänsyn till PRISET! Inte den dyraste, inte den billigaste, men någon som är lagom (för lagom är bäst)!

Mitt mål med denna artikel

Vårt mål med denna artikel är att ge marknadschefer verktyg för att kunna upphandla på ett smidigt sätt, genom att beskriva de vanligaste delarna som bör inkluderas i en RFP (Request for Proposal).

Vad är en RFP?​

RFP är en förkortning för termen Request For Proposal, på svenska Offertbegäran. Syftet med en RFP är att specificera vad man behöver hjälp med och därefter skicka ut dokumentet till potentiella leverantörer i väntan på en offert.

Fördelarna med en RFP

När du har en tydlig RFP får flera leverantörer möjligheten att ta del av samma information, fördelen är att alla leverantörer kan lämna en offert på exakt det du önskar dig och vissa fall även komma med förbättringsförslag.

Vad ska en RFP för hemsidor innehålla?

Efter ca 200 upphandlingar, kom vi fram till att det många gånger brister information i kundens RFP. Så vi tänkte, med hjälpa av denna artikel, visa dem vanligaste ämnena en RFP för webb bör täcka.

Genom att inkludera kategorierna nedan i din RFP är sannolikheten mycket högre att du får exakt det du behöver samtidigt som du ger leverantören en möjlighet både assistera dig bättre, men även prissätta det bättre.

I slutet av detta inlägg kommer jag även inkludera 2 filer för att underlätta:

RFP Mall & Exempeldokument (2 Gratis dokument)

En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla.

Du kommer även att spara mellan 10 000 – 40 000 kronor, med tanke på att många byråer tar betalt för sina workshops, för att ta fram just detta dokument! 🚀

Exempel för artikelns skull

I den här artikeln ska vi ta fram en RFP för Superbolaget AB. Dem ska upphandla en ny hemsida och planerar därför på att ta fram en RFP som dem ska skicka ut till 10 webbyråer för att påbörja en upphandling.

Superbolaget AB:s bakgrund:

Superbolaget arbetar med konsutltjänster inom fastighetsutveckling. De letar just nu efter en leverantör som ska hjälpa dem att bygga en ny hemsida som ska fungera som en informationskanal till potentiella kunder.

Med tiden vill de fokusera mer på att marknadsföra sig själva digitalt så att de får in fler projektförfrågningar.

Det är därför viktigt att hemsidan är välstrukturerad och representerar deras varumärke på bästa sätt.

Planering och förberedelse

Innan man sätter sig och tar fram sin RFP så är det viktigt att förstå varför man ska lägga all tid på detta.

Genom att ta fram en bra RFP kommer du:

Är du redo? Nu kör vi!

Steg 1 - Allmänna mål

För att underlätta för dig själv, kan du börja med att definiera lite information med hjälp av frågorna nedan:

Genom att svara på dessa frågor i din RFP, kommer du underlätta för dig själv, tro mig!

Superbolagets exempel​

Steg 2 - Prissättning: Budget och debiteringsmetod

Genom att sätta budgeten tidigt får du möjlighet att filtrera bort de byråer som är för dyra för din budget, tro mig du kommer vinna många möten på detta! Utöver projektet kan det även vid lansering tillkomma förvaltnings- och licenskostnader för hemsidan och olika system som används.

Jag rekommenderar att du kikar på er interna marknadsbudget och ser vad ni klarar av på ett år. Det kan även vara bra att ta ett möte med din styrelse, då hemsidan ibland kan täckas av en annan budget än din marknadsbudget eftersom den representerar hela företaget och inte bara marknadsavdelningen.

Fråga 1: Om allt går exakt som jag vill, hur mycket har jag i budget att spendera för detta projekt?

Efter att ha tittat på er ekonomi och diskuterat med styrelsen har du eventuellt fått en summa som du är okej med att spendera, t.ex. 200 000 SEK för projektet år 1. Då skriver du ner det.

Fråga 2: Hur ska debiteringen av projektet gå till?​

Tänk på hur du vill att debiteringen ska gå till. Vanligtvis finns det 3 olika metoder (och kombinationer av dessa men jag listar dem tre vanligaste):

Det finns tyvärr inget ”bästa sätt”. Allt handlar om vad som ska göras, hur tydliga önskemålen är och hur länge projektet ska hålla på. Det finns däremot riktlinjer som du kan använda för att kunna bedöma vilken som passar bäst för dig.

Projektestimat:

Fördelar

Nackdelar:

Retainer modell (Timbank):

Fördelar

Nackdelar:

Löpande debitering:

Fördelar

Nackdelar:

Ett vanligt upplägg:

Många gånger brukar man kombinera dessa! Man sätter t.ex. igång ett projekt på en kravspecifikation med ett estimat, därefter rullar man över till en retainer (timbank) när projektets första leverans har skett. Man får då hjälp varje månad så projektet kontinuerligt växer.

Superbolagets exempel​

Steg 3 - Styrgruppens & Projektmedlemmar

Varje projekt behöver en styrgrupp. Styrgruppens uppgift är att ro projektet i hamn från er sida i enlighet med kraven. Styrgruppen består av alla projektmedlemmar från ditt håll som kund. Deras jobb är att godkänna olika del-leveranser och säkerställa att allting görs som det ska. I styrgruppen bör ni alltid utse en projektledare.

Oftast består styrgruppen automatiskt av marknadschefen och VD:n om projektet är en hemsida, men ibland kan det vara andra involverade, t.ex. en styrelse, investerare eller IT-chef.

För att bestämma styrgruppen rekommenderar vi att dela upp projektet i olika delar, då vet du också vem som ska ha sista ordet i varje del. Dela upp din styrgrupp i följande kategorier:

Medlemmar:

Här skriver du alla som ska medverka. T.ex.

Ansvarig Projektledare:

Här skriver du den ansvarige projektledarens namn. Den här personen har som uppgift att sköta all primär kontakt med leverantören för att undvika missförstånd.

Ansvarsområden:

Här skriver du varje område som olika personer är ansvariga över. Använd gärna kategorierna, Allmän kommunikation mot leverantör, Design, Teknik & Ramverk och Integrationer, Innehåll. Se exemplet nedan:

Allmän kommunikation & projektledning mot leverantör:

Användarupplevelse och design:

Teknik och ramverk:

Innehåll:

Integrationer:

Detta är en av de mest underskattade avsnitten i en RFP. Chansen för ett misslyckat projekt minskar drastiskt när du har detta avsnitt eftersom det är tydligt vilka personer som är involverade och vad deras ansvarsområden är.

Notera: Det är viktigt att hålla sig till denna grupp och att alla projektmedlemmar faktiskt avsätter tid för detta.

Steg 4 - Change management

Förändringar kan alltid förekomma i ett projekt. Men hur ska det lösas?

Vi brukar alltid rekommendera att ha ett avsnitt som förklarar hur man tacklar förändringar. Vi har ett förslag på en malltext du kan skriva in i din RFP.

Exempel text:

Vid eventuella förändringar under projektets gång, ska leverantören:

Förändringen godkänns vid skriftlig bekräftelse från kund.

Proffstips: Försök så gott det går att undvika tilläggsarbeten under projektets gång tills första leverans har skett, då det ökar sannolikheten till förseningar och missförstånd (Gäller fast pris projekt primärt)

Steg 5 - Timeline

Att ha ett live datum för något är jättebra, men att fästa sig vid ”live datumet” kan vara farligt. Tekniska projekt behöver alltid en marginal då allt kan hända. Det finns så många parametrar som projektet kan fallera på.

Vi brukar rekommendera att sätta en deadline med ca 2-3 veckors marginal så att ifall något händer så har du iaf tillräckligt med tid för att korrigera detta.

Exempel text för Timeline:

Önskat leveransdatum är 28 Juni 2026 med 7 arbetsdagars marginal.

Med denna text har jag önskat en leverans den 28:e juni, däremot har Superbolaget internt planerat att vi ska vara live den 15 Juli, så vi har lite spelrum ifall något skulle gå fel.

Proffstips: Beroende på projektets omfattning är det inte alltid 100% att projektet kan bli klart det datum man önskar, då får man ta ställning till en av följande:

  1. Genomföra en mindre version av projektet
  2. Genomföra projektet över huvudtaget
  3. Acceptera en annan deadline

RFP Mall & Exempeldokument (2 Gratis dokument)

En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla.

Steg 6 - Användarberättelser

Nu är det dags för det roliga! Nu ska vi påbörja den faktiska kravställningen. För att undvika att fastna i olika områden rekommenderar vi att man alltid börjar med användarberättelser, på engelska User stories, en användarcentrerad metod av team för att enklare definiera ett mål.

Genom att använda user stories så säkerställer vi att användarna alltid är i fokus, vare sig det är besökaren eller administratören av hemsidan. Vi tittar helt enkelt på vad individen bör kunna göra.

Varför är detta bra att börja med?

Genom att börja med användarberättelser kan du på ett talspråkligt sätt beskriva vad olika användare ska kunna göra, detta kan man senare använda för att bena ut olika krav inom respektive kategori (design, utveckling mm).

Skapa en lista med dina användarberättelser, därefter kommer du kunna använda de för att definiera kommande avsnitt.

Proffstips: När du börjar jobba på resterande avsnitt i din RFP så är chansen stor att du börjar komma på fler användarberättelser som är passande, då du kan du gå upp till detta avsnitt och lägga till dem innan du börjar bryta ner dem i krav.

Format av en användarberättelse:

När du skriver en användarberättelse kan du använda följande format: ”Som {användare X} vill jag kunna {göra Y} så att {jag får Z resultat}”.

Superbolagets exempel​

Nu har vi några användarberättelser som vi kan använda för att börja skissa på våra krav!

Steg 7 - Allmänna krav

När du upphandlar en hemsida så kommer du ibland behöva vissa saker som du inte tänker på vid första anblick, t.ex

Dessa krav grundar sig oftast på erfarenhet av tidigare webb- eller IT-projekt, så alla kanske inte vet detta, och det är helt lugnt! Vi tog därför fram en lista på några krav vi tycker alla företag borde ha i sina kravspecifikationer när det gäller hemsidor. Du kan bara kopiera denna lista och klistra in den i din RFP:

SEO

Redaktör hos kund ska kunna redigera följande:

Prestanda & Säkerhet:

Övriga krav:

Du kan bara kopiera listan och lägga till den i din RFP. När du ska ta fram dessa allmänna krav brukar vi tänka i 2 kategorier:

Steg 8 - Visuella krav (UX & UI)

Allt för ofta så händer det att man hör upphandlaren säga ”Vi tänker oss typ en startsida, kontaktsida, informationssida och det ska vara väldigt snyggt.”. 

Problemet med detta är att man ger för mycket spelrum till byrån, och önskemålet är inte alltid genomtänkt. Så vi ska kika på en alternativ metod för att kravställa UX & UI som vi tror kommer de dig ett mycket bättre slutresultat.

Innan du börjar - Den grafiska profilens värde:

Innan du börjar skissa på dem visuella kraven rekommenderar vi ALLTID att du har en grafisk profil. Vad är dock en grafisk profil?

En grafisk profil är ditt företags visuella identitet i ett dokument. Den behöver inte innehålla mer än:

Så första steget är att skaffa en grafisk profil!

Om du inte har en grafisk profil:

Lägg in det som ett krav i din RFP, eller hör av dig till oss!

Om du har en grafisk profil:

Fortsätt läs artikeln!

UX (User experience)

När man tar fram en ny hemsida har man oftast som mål att leverera en grym användarupplevelse. Rätt information, på rätt plats, med rätt CTA (Call to action = En handling du önskar att kunden gör på din hemsida). Då kan det vara bra att först kika på en bra navigation- och sidstruktur samt de innehåll som ska finnas på sidan.

Det är här användarberättelserna blir intressanta och underlättar ganska rejält. Jag har klistrat in dem nedan:

Med hjälp av dessa användarberättelser kan vi börja skissa på Superbolagets sidstruktur, så vi kör igenom dessa en efter en. Vi vill försöka få fram alla unika skisser och sidor vi kommer behöva.

Kom ihåg att det jag nämner enbart är riktlinjer, du får jättegärna skissa vidare och göra din RFP ännu mer avancerad! Har du ett större projekt, kommer din RFP generellt bli större i antal sidor.

Definition

Unik skiss

En unik skiss är en mall som designern tar fram för en specifik undersida. Den kan användas flera gånger, t.ex. en produktsida.

Undersida

En undersida är en länk på din hemsida. T.ex. Kontaktsidan, eller startsidan, man kallar dessa undersidor.

Om en besökare ska kunna läsa om ditt företag för att få en uppfattning om er behöver du oftast ha följande:

Första versionen av din sidstruktur kan bli något i stil med:

Som du kanske märker så har jag skjutit in vissa undersidor, det är mest för att demonstrera en hierarki i min sidstruktur, t.ex. ”Vår historia” kommer vara en egen undersida, men den ska vara under ”Om oss” i menyn. Detta är bra både för SEO men även för besökaren, så om dem vill läsa mer om Superbolaget så hittar dem all information om oss.

Definition

SEO

Search engine optimization, en metodik för sökmotorer såsom Google att hitta och placera dig högre upp i sökresultaten.

Som en besökare vill jag kunna läsa om företagets tjänster så att jag kan eventuellt höra av mig till dem.

Om en besökare ska kunna läsa om dina tjänster så behöver du berätta om dessa, beroende på hur komplex din lösning/produkt är så kommer antalet undersidor öka. Eftersom Superbolaget AB (mitt exempelföretag) arbetar med konsultation inom fastighetsutveckling, så kommer mina undersidor inte bli så många.

Andra versionen av min sidstruktur blir då som följande, det som läggs till är i fetstil:

Nu börjar det likna något! Vi fortsätter! För varje användarberättelse kan vi se att vissa sidor kanske läggs till.

Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.

Om du ska kunna kontakta ett företag behöver det oftast finnas ett kontaktformulär. Så en kontaktsida hade nog varit riktigt bra, ett alternativ är att på hemsidan under ”Träffa Teamet” lägga till kontaktuppgifter till säljarna för att man enkelt ska komma i kontakt med dem.

En uppdaterad version av vår sidstruktur kan se ut enligt följande:

Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.

Om du ska kunna kontakta ett företag behöver det oftast finnas ett kontaktformulär. Så en kontaktsida hade nog varit riktigt bra, ett alternativ är att på hemsidan under ”Träffa Teamet” lägga till kontaktuppgifter till säljarna för att man enkelt ska komma i kontakt med dem.

Så en uppdaterad version hade kunnat se ut såhär:

¡VOILA! Nu har en sidstruktur som vi kan utgå ifrån. Lek gärna runt med den tills du känner att du har fått med alla undersidor du vill ha. Har du mycket innehåll som ska överföras från en gammal hemsida så kan du fortsätta leka med sidstrukturen tills du har fått med allt innehåll. Jag känner mig dock nöjd med Superbolagets sidstruktur.

4 Bonus tips: 

  1. Be alltid om en extra designskiss som ska agera som en landningssida. Denna landningssida i olika marknadsföringskampanjer, t.ex. Google annonser. Jag lade till en sida om du tittar på min sista version av sidstrukturen.
  2. Lägg gärna till en notering i din RFP att för varje unik designskiss önskas minst 5 sektioner av innehåll, exklusive menyn och sidfoten, så att du har tillräckligt med plats för ditt innehåll.
  3. Om du har en gammal hemsida och planerar på att behålla innehållet, se då till att du har plats för allt innehåll i designskisserna.
  4. Om du vill börja om med innehållet på nytt är det viktigt att du är tydlig med leverantörens skyldigheter att leverera tillräckligt med sektioner på varje undersida för att ditt innehåll ska få plats.

UI (Användargränssnitt)

Nu har vi tagit fram en sidstruktur, nu ska vi kravställa det visuella! När vi kravställer det visuella vill vi precis som med det andra delar vara så träffsäkra som möjligt. Vi brukar dela upp detta i 2 delar, allmänna önskemål och referenser.

TIPS: Om du önskar någon animation eller rörliga element bör du nämna det tidigt eftersom det kan påverka priset, ännu bättre vore om du även hade ett exempel på vad du gillar.

Allmänna önskemål:

Detta är önskemål som du har sett på olika sidor som du tycker om och är något du vill ha på er hemsida.

Du kan lägga hur många allmänna krav du vill, ju tydligare du är desto bättre blir det.

Referenser:

En av dem bästa grejerna du kan ge är referenser på hemsidor du tycker om, gärna med en motivation på varför du tycker om dessa hemsidor. Ett exempel på hur det kan se ut är följande:

Sikta på att inkludera 2-3 referenser och beskriv gärna så gott du kan, ju mer detaljerad du är, desto mer tjänar du på det. Referenserna behöver inte vara relaterade till din bransch.

Konkurrenter:

Om du har konkurrenter så kan det vara bra att lista upp dessa för att visa på ett ungefär hur konkurrenterna har satt upp sin hemsida. Syftet med detta är inte att kopiera, men utan snarare inspirera leverantören till att förstå både omfattning av arbete men även en bättre uppfattning av vad er bransch standard är.

Steg 9 - Funktionalitet

Nu kommer vi till funktionalitet. För att täcka all funktionalitet kan vi ytterligare en gång använda oss av våra användarberättelser. Då kan vi se vi att vissa skapar möjligheter för funktionaliteter.

Våra användarberättelser:

Användarberättelser som kan vara intressanta att kika djupare på:

Om man vill kan man gå igenom alla användarberättelse, men för att hålla denna artikel lite kortare kommer vi bara skriva om de användarberättelser som faktiskt kan relateras till funktionalitet.

Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.

För att kunna kontakta ett företag på en hemsida brukar det ofta finnas ett kontaktformulär som innehåller några fält. Det kommer du förmodligen behöva. För att även vara lite effektiv så skulle du kunna begära i din RFP att kontaktformuläret är kopplat till ert CRM system (t.ex. Hubspot). På så sätt får du smidigt in alla förfrågningar från hemsidan till ditt CRM.

Definition

CRM

Ett CRM är en plattform, där du oftast samlar alla potentiella affärer, kunder och leads (Intressenter), t.ex Hubspot, Pipedrive eller Salesforce.

Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.

Om man har en blogg med många artiklar så vill man oftast att det finns en filtrerings-funktion så att besökaren enkelt kan hitta relevanta artiklar.

Summering av funktionalitet:

På dessa 2 användarberättelser kom vi fram till följande funktionalitet:

Steg 10 - Ramverk

Nu kommer vi till min favoritdel i vår RFP mall, teknik! Teknik är som elektricitet, om en krets pajar, kan hela huset slockna. Men vi gör det enkelt ska du se!

När det kommer till en hemsida, ska vi tänka i 3 banor:

Låt oss dela upp ramverk och teknik i några olika delar:

Många gånger kommer du höra WordPress som ett bra alternativ, men det är faktiskt inget vi rekommenderar om du ska bygga en hemsida 2024.

Du får jättegärna bara kopiera våra krav och klistra in dessa i din RFP.

Integrationer (Valfritt)

En integration är när du kopplar ihop flera system så att dessa kan kommunicera. Integrationer finns oftast utan att man tänker på dem, men det får diskuteras i en annan artikel.

Integrationer kan många gånger underlätta processer. Om vi tittar tillbaka på vår RFP så märker vi att vi vill ha ett kontaktformulär. Vi ville att leverantören integrerar detta till vår CRM system, det blir en integration, eftersom vår hemsida och vårt CRM ska kommunicera. Då kommer information in direkt i vårt CRM och Superbolagets säljare kommer snabbt kunna kontakta den intresserade.

Integrationer är inget måste, men oftast kan det vara smidigt för att undvika manuell handpåläggning i vissa delar av ett projekt. Om du är osäker på vad för typ av integrationer som är användbara för ditt projekt kan du alltid fråga leverantören om det finns något dem rekommenderar.

Steg 11 - Support & Underhåll!

Sist men inte minst, support och underhåll. Här blir många tyvärr dumsnåla, då man tänker att man har byggt klart hemsidan. Men hemsidor är som bilar, dem behöver service.

Vi rekommenderar att du berättar om dina önskemål för support i din RFP. Dem vanligaste supportavtalen brukar inkludera följande:

Fråga gärna vad exakt som ingår hos dem olika leverantörerna. Fråga dig själv hur ni kommer jobba med hemsidan och planera utifrån det. Kommer hemsidan kontinuerligt uppdateras framöver så kanske det är bra att hoppa på någon retainer som vi pratade om tidigare, då får du oftast även ett billigare timarvode.

Steg 12 - Bonus avsnitt: STÄLL FRÅGOR!

I din RFP kan du ha en sektion på frågor som du vill ställa leverantörerna. Det kan vara frågor om arbetssätt, arbetstider, teamet, deras kompetenser, vad dem specialiserar sig i osv. Ju mer kött på benen du får kring varje leverantör, desto bättre beslut kan du ta när du väljer byrå!

Några vanliga frågor vi rekommenderar att ställa är följande:

Summering:

Att skapa en bra RFP kan vara avgörande för att få en bra leverans. Jag hoppas verkligen att du känner dig någorlunda påläst kring upphandlingar av webb nu. Har du några frågor är du alltid välkommen att vända dig till oss. Vi erbjuder idag kostnadsfria workshops där vi hjälps åt att ta fram RFP:er till våra kunder, ända önskemålet från vårt håll är att vi vår vara med i upphandlingen, sen får bäste man vinna! 😊

RFP Mall & Exempeldokument
(2 Gratis dokument)​

En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla. Fyll i ditt företagsnamn och företagsmejl nedan för att få tillgång till vår RFP mall och RFP exempeldokument.

Dela inlägg
Senaste inlägg​

8 verktyg marknadsavdelningen inte får missa 2025

Arvin Saadati

Chief executive officer

7 vanliga misstag vid digitalisering

Arvin Saadati

Chief executive officer

Frigör 55+ timmar/mån med 7 kraftfulla automationer + [Automationskalkylator]

Sadegh Mirkhalafi

Chief Marketing Officer