Att köpa tjänster är inte alltid enkelt som marknadschef, speciellt när det kräver någon teknisk kompetens. Man vet helt enkelt inte vad man ska begära, man vill bara att det funkar (med all rätt)!
Innehållet i en RFP (Request for proposal) är inte alltid glasklart och många kan känna att det är svårt att ta fram den informationen som behövs.
Resultatet blir ofta att man bara tar en leverantör med hänsyn till PRISET! Inte den dyraste, inte den billigaste, men någon som är lagom (för lagom är bäst)!
Mitt mål med denna artikel
Vad är en RFP?
Fördelarna med en RFP
Vad ska en RFP för hemsidor innehålla?
Efter ca 200 upphandlingar, kom vi fram till att det många gånger brister information i kundens RFP. Så vi tänkte, med hjälpa av denna artikel, visa dem vanligaste ämnena en RFP för webb bör täcka.
I slutet av detta inlägg kommer jag även inkludera 2 filer för att underlätta:
RFP Mall & Exempeldokument (2 Gratis dokument)
En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla.
Du kommer även att spara mellan 10 000 – 40 000 kronor, med tanke på att många byråer tar betalt för sina workshops, för att ta fram just detta dokument! 🚀
Exempel för artikelns skull
I den här artikeln ska vi ta fram en RFP för Superbolaget AB. Dem ska upphandla en ny hemsida och planerar därför på att ta fram en RFP som dem ska skicka ut till 10 webbyråer för att påbörja en upphandling.
Superbolaget AB:s bakgrund:
Superbolaget arbetar med konsutltjänster inom fastighetsutveckling. De letar just nu efter en leverantör som ska hjälpa dem att bygga en ny hemsida som ska fungera som en informationskanal till potentiella kunder.
Med tiden vill de fokusera mer på att marknadsföra sig själva digitalt så att de får in fler projektförfrågningar.
Det är därför viktigt att hemsidan är välstrukturerad och representerar deras varumärke på bästa sätt.
Planering och förberedelse
Innan man sätter sig och tar fram sin RFP så är det viktigt att förstå varför man ska lägga all tid på detta.
- Lägga ett större ansvar på byrån att leverera enligt dina önskemål
- Få en tydligare uppfattning av kostnaden och tidsåtgången för ditt projekt
- Enklare kunna jämföra mellan olika byråer och deras lösningsförslag
- Kunna välja bort olika delar om du känner att budgeten inte räcker till
- Be byråerna ge förslag på delar i din RFP vars lösning du är osäker på
Är du redo? Nu kör vi!
Steg 1 - Allmänna mål
För att underlätta för dig själv, kan du börja med att definiera lite information med hjälp av frågorna nedan:
- Vem är målgruppen? T.ex. Marknadschefer inom B2B företag
- Vad är målet med hemsidan? T.ex. Generera mer inkommande förfrågningar
- Vilka användare kommer hemsidan ha? T.ex. Förstagångsbesökare och återkommande kunder
- Ska nytt innehåll tas fram eller ska befintligt innehåll återanvändas?
Genom att svara på dessa frågor i din RFP, kommer du underlätta för dig själv, tro mig!
- Målgrupp: Företag som vill påbörja fastighetsprojekt, t.ex. JM Fastigheter, kan dock även vara kommuner. Omsättning mellan 10-100 miljoner. Målperson är byggherre eller byggprojektledare.
- Målet med hemsidan: Generera nya förfrågningar från målgrupp.
- Vilka användare kommer hemsidan ha: Förstagångsbesökare genom annonser (Google Ads) eller organiskt sök (Google sök). Sekundärt refererade personer som pratat med våra befintliga kunder.
- Innehåll: Nytt innehåll ska tas fram för att matcha nya hemsidan
Steg 2 - Prissättning: Budget och debiteringsmetod
Genom att sätta budgeten tidigt får du möjlighet att filtrera bort de byråer som är för dyra för din budget, tro mig du kommer vinna många möten på detta! Utöver projektet kan det även vid lansering tillkomma förvaltnings- och licenskostnader för hemsidan och olika system som används.
Jag rekommenderar att du kikar på er interna marknadsbudget och ser vad ni klarar av på ett år. Det kan även vara bra att ta ett möte med din styrelse, då hemsidan ibland kan täckas av en annan budget än din marknadsbudget eftersom den representerar hela företaget och inte bara marknadsavdelningen.
Fråga 1: Om allt går exakt som jag vill, hur mycket har jag i budget att spendera för detta projekt?
Efter att ha tittat på er ekonomi och diskuterat med styrelsen har du eventuellt fått en summa som du är okej med att spendera, t.ex. 200 000 SEK för projektet år 1. Då skriver du ner det.
Fråga 2: Hur ska debiteringen av projektet gå till?
Tänk på hur du vill att debiteringen ska gå till. Vanligtvis finns det 3 olika metoder (och kombinationer av dessa men jag listar dem tre vanligaste):
- Estimat baserat på arbetsmängd - Baserat på innehållet i din RFP ger leverantören ett estimat som täcker allt arbete, oftast med en riskmarginal.
- Retainer modell - Du har en pott av timmar varje månad som du kan nyttja. Hos vissa byråer brinner timmarna inne varje månad om du inte använder dem, medan hos andra byråer som oss exempelvis rullar oanvända timmar över till nästa period (månad eller kvartal).
- Löpande debitering - Du betalar för tiden löpande.
Det finns tyvärr inget ”bästa sätt”. Allt handlar om vad som ska göras, hur tydliga önskemålen är och hur länge projektet ska hålla på. Det finns däremot riktlinjer som du kan använda för att kunna bedöma vilken som passar bäst för dig.
Projektestimat:
Fördelar
- Du får ett ungefärligt pris, oftast med en liten riskmarginal på 10-15% för att byrån inte ska räkna bort sig.
- Du håller dig inom din budget med 70% sannolikhet.
Nackdelar:
- Väldigt lite spelrum när ni väl kickar igång projektet. Så fort du ändrar dig blir det ett nytt pris. Kan bli problematiskt i projekt som kräver mycket teknik, du kommer förstå varför längre fram i detta inlägg.
- Inte alltid den bästa lösningen för det finns så lite spelrum ifall projektbeskrivningen ändras.
Retainer modell (Timbank):
Fördelar
- Man kan skapa en minimumversion av hemsidan och därefter arbeta löpande på projektet varje månad
- Du kan späda ut månadskostnaden på hela budgeten för en snyggare periodisering.
- Eftersom det inte finns någon bestämd tid för varje avdelning, kan man t.ex. lägga mer tid på antingen design än vad som var tänkt för att förbättra upplevelsen.
- Du kan sätta upp flera småprojekt med byrån och bygga en bättre relation med de involverade
- Oftast ett team som jobbar med dig, så de lär sig din verksamhet
- Ingår oftast en bättre timtaxa om du binder upp dig på t.ex. 12 månaders kontrakt
- Det finns alltid resurser tillgängliga för dig
Nackdelar:
- Oftast en bindningstid på mellan 12-24 månader kopplat till avtalet
- Finns inte riktigt något slut i arbetet
Löpande debitering:
Fördelar
- Ingen bindning, du kan i princip lämna när du vill
- Du kan få hjälp med väldigt små lösningar, och därefter komma tillbaka när det passar dig
Nackdelar:
- Du får den dyraste timtaxan eftersom leverantören inte har någon säkerhet på dina intäkter
- Finns ingen relation med leverantören
- Du får hjälp när det finns tid
Ett vanligt upplägg:
Många gånger brukar man kombinera dessa! Man sätter t.ex. igång ett projekt på en kravspecifikation med ett estimat, därefter rullar man över till en retainer (timbank) när projektets första leverans har skett. Man får då hjälp varje månad så projektet kontinuerligt växer.
- För superbolaget har vi en budget på 250 000 SEK för året. Det ska inkludera eventuella licenser, förvaltningskostnader och projektarbete.
- Superbolaget önskar en debiteringsmodell där vi börjar med en minimumversion, därefter löpande bygger på lösningar.
Steg 3 - Styrgruppens & Projektmedlemmar
Varje projekt behöver en styrgrupp. Styrgruppens uppgift är att ro projektet i hamn från er sida i enlighet med kraven. Styrgruppen består av alla projektmedlemmar från ditt håll som kund. Deras jobb är att godkänna olika del-leveranser och säkerställa att allting görs som det ska. I styrgruppen bör ni alltid utse en projektledare.
Oftast består styrgruppen automatiskt av marknadschefen och VD:n om projektet är en hemsida, men ibland kan det vara andra involverade, t.ex. en styrelse, investerare eller IT-chef.
För att bestämma styrgruppen rekommenderar vi att dela upp projektet i olika delar, då vet du också vem som ska ha sista ordet i varje del. Dela upp din styrgrupp i följande kategorier:
Medlemmar:
Här skriver du alla som ska medverka. T.ex.
- Erik Eriksson - Marknadschef
- Johanna Andersson - VD
- Rasmus Johansson - CTO
Ansvarig Projektledare:
Här skriver du den ansvarige projektledarens namn. Den här personen har som uppgift att sköta all primär kontakt med leverantören för att undvika missförstånd.
- Erik Eriksson - Marknadschef
Ansvarsområden:
Här skriver du varje område som olika personer är ansvariga över. Använd gärna kategorierna, Allmän kommunikation mot leverantör, Design, Teknik & Ramverk och Integrationer, Innehåll. Se exemplet nedan:
Allmän kommunikation & projektledning mot leverantör:
- Erik Eriksson - Marknadschef
Användarupplevelse och design:
- Erik Eriksson (Marknadschef)
- Johanna Andersson (VD) (Johanna har sista ordet.)
Teknik och ramverk:
- Rasmus Johansson - CTO
Innehåll:
- Erik Eriksson - Marknadschef
Integrationer:
- Rasmus Johansson - CTO
Detta är en av de mest underskattade avsnitten i en RFP. Chansen för ett misslyckat projekt minskar drastiskt när du har detta avsnitt eftersom det är tydligt vilka personer som är involverade och vad deras ansvarsområden är.
Notera: Det är viktigt att hålla sig till denna grupp och att alla projektmedlemmar faktiskt avsätter tid för detta.
Steg 4 - Change management
Förändringar kan alltid förekomma i ett projekt. Men hur ska det lösas?
Vi brukar alltid rekommendera att ha ett avsnitt som förklarar hur man tacklar förändringar. Vi har ett förslag på en malltext du kan skriva in i din RFP.
Exempel text:
Vid eventuella förändringar under projektets gång, ska leverantören:
- Boka ett möte med ansvarig projektledare från kundens sida
- Redogöra förändring och dess effekt.
- Erbjuda ett förändrings- och prisförslag per e-post med beskrivning på förändringens påverkan i projektets resultat samt dess leveransdatum
Förändringen godkänns vid skriftlig bekräftelse från kund.
Proffstips: Försök så gott det går att undvika tilläggsarbeten under projektets gång tills första leverans har skett, då det ökar sannolikheten till förseningar och missförstånd (Gäller fast pris projekt primärt)
Steg 5 - Timeline
Att ha ett live datum för något är jättebra, men att fästa sig vid ”live datumet” kan vara farligt. Tekniska projekt behöver alltid en marginal då allt kan hända. Det finns så många parametrar som projektet kan fallera på.
Vi brukar rekommendera att sätta en deadline med ca 2-3 veckors marginal så att ifall något händer så har du iaf tillräckligt med tid för att korrigera detta.
Exempel text för Timeline:
Önskat leveransdatum är 28 Juni 2026 med 7 arbetsdagars marginal.
Med denna text har jag önskat en leverans den 28:e juni, däremot har Superbolaget internt planerat att vi ska vara live den 15 Juli, så vi har lite spelrum ifall något skulle gå fel.
Proffstips: Beroende på projektets omfattning är det inte alltid 100% att projektet kan bli klart det datum man önskar, då får man ta ställning till en av följande:
- Genomföra en mindre version av projektet
- Genomföra projektet över huvudtaget
- Acceptera en annan deadline
RFP Mall & Exempeldokument (2 Gratis dokument)
En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla.
Steg 6 - Användarberättelser
Nu är det dags för det roliga! Nu ska vi påbörja den faktiska kravställningen. För att undvika att fastna i olika områden rekommenderar vi att man alltid börjar med användarberättelser, på engelska User stories, en användarcentrerad metod av team för att enklare definiera ett mål.
Genom att använda user stories så säkerställer vi att användarna alltid är i fokus, vare sig det är besökaren eller administratören av hemsidan. Vi tittar helt enkelt på vad individen bör kunna göra.
Varför är detta bra att börja med?
Genom att börja med användarberättelser kan du på ett talspråkligt sätt beskriva vad olika användare ska kunna göra, detta kan man senare använda för att bena ut olika krav inom respektive kategori (design, utveckling mm).
Skapa en lista med dina användarberättelser, därefter kommer du kunna använda de för att definiera kommande avsnitt.
Proffstips: När du börjar jobba på resterande avsnitt i din RFP så är chansen stor att du börjar komma på fler användarberättelser som är passande, då du kan du gå upp till detta avsnitt och lägga till dem innan du börjar bryta ner dem i krav.
Format av en användarberättelse:
När du skriver en användarberättelse kan du använda följande format: ”Som {användare X} vill jag kunna {göra Y} så att {jag får Z resultat}”.
Superbolagets exempel
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företaget så att jag kan bedöma om det är rätt partner för mig.
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företagets tjänster så att jag kan eventuellt höra av mig.
- Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.
- Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.
- Som en administratör/redaktör vill jag kunna redigera text och bild själv så att jag snabbt kan modifiera undersidor.
Nu har vi några användarberättelser som vi kan använda för att börja skissa på våra krav!
Steg 7 - Allmänna krav
När du upphandlar en hemsida så kommer du ibland behöva vissa saker som du inte tänker på vid första anblick, t.ex
- Möjlighet att kunna redigera SEO inställningar
- Kunna spåra besökare och deras interaktioner
- Använda CDN (Content delivery network) för att ladda in resurser såsom bilder snabbare.
- Pagespeed score på minst 85.
- Själv kunna skapa nya undersidor baserat på tidigare sektioner som finns på andra undersidor.
- Headless uppsättning för ökad skalbarhet
- Minst en administratör från kundens sida
- Flerspråkig struktur
Dessa krav grundar sig oftast på erfarenhet av tidigare webb- eller IT-projekt, så alla kanske inte vet detta, och det är helt lugnt! Vi tog därför fram en lista på några krav vi tycker alla företag borde ha i sina kravspecifikationer när det gäller hemsidor. Du kan bara kopiera denna lista och klistra in den i din RFP:
SEO
Redaktör hos kund ska kunna redigera följande:
- Meta titlar
- Meta beskrivningar
- OpenGraph information
- Canonical links
- WYSIWYG editor för brödtext
Prestanda & Säkerhet:
- Pagespeed Score på minst 85 för både mobil och desktop.
- Bilder konverterade till WebP format.
- API-driven approach mot front-end för maximal säkerhet (Headless).
- Static site generator för ökad prestanda på informationsidor.
- Textsanitering, e-postvalidering och Recaptcha validering på alla formulär (Anti-Spam).
- CDN för att hantera resurser.
Övriga krav:
- Digital asset management för hantering av all media.
- Tillgänglighetsanpassning enligt WCAG 2.1.
- Modulbaserad approach på front-end så att redaktörer enkelt själva kan skapa nya undersidor med hjälp av moduler.
- Uppsättning av Google Tag Manager och Cookiebot
Du kan bara kopiera listan och lägga till den i din RFP. När du ska ta fram dessa allmänna krav brukar vi tänka i 2 kategorier:
- Icke-funktionella krav - Säkerhet, prestanda, skalbarhet osv.
- Marknadsförarens krav - Ska hemsidan vara en säljkanal kommer du behöva mäta statistik, sköta SEO, bygga landningssidor på egen hand och hantera innehåll på egen hand.
Steg 8 - Visuella krav (UX & UI)
Allt för ofta så händer det att man hör upphandlaren säga ”Vi tänker oss typ en startsida, kontaktsida, informationssida och det ska vara väldigt snyggt.”.
Problemet med detta är att man ger för mycket spelrum till byrån, och önskemålet är inte alltid genomtänkt. Så vi ska kika på en alternativ metod för att kravställa UX & UI som vi tror kommer de dig ett mycket bättre slutresultat.
Innan du börjar - Den grafiska profilens värde:
Innan du börjar skissa på dem visuella kraven rekommenderar vi ALLTID att du har en grafisk profil. Vad är dock en grafisk profil?
En grafisk profil är ditt företags visuella identitet i ett dokument. Den behöver inte innehålla mer än:
- Vilka färger ditt företag använder? (Primära och sekundära färger)
- Din logotyp, hur den får användas och vilka riktlinjer ni har för logotypen.
- Typsnittet som ska användas för brödtext men även rubriker.
- Bildspråk - Vad är det för bilder som man bör använda?
Så första steget är att skaffa en grafisk profil!
Om du inte har en grafisk profil:
Lägg in det som ett krav i din RFP, eller hör av dig till oss!
Om du har en grafisk profil:
Fortsätt läs artikeln!
UX (User experience)
När man tar fram en ny hemsida har man oftast som mål att leverera en grym användarupplevelse. Rätt information, på rätt plats, med rätt CTA (Call to action = En handling du önskar att kunden gör på din hemsida). Då kan det vara bra att först kika på en bra navigation- och sidstruktur samt de innehåll som ska finnas på sidan.
Det är här användarberättelserna blir intressanta och underlättar ganska rejält. Jag har klistrat in dem nedan:
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företaget så att jag kan bedöma om det är rätt partner för mig.
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företagets tjänster så att jag kan eventuellt höra av mig.
- Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.
- Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.
- Som en administratör/redaktör vill jag kunna redigera text och bild själv så att jag snabbt kan modifiera undersidor.
Med hjälp av dessa användarberättelser kan vi börja skissa på Superbolagets sidstruktur, så vi kör igenom dessa en efter en. Vi vill försöka få fram alla unika skisser och sidor vi kommer behöva.
Kom ihåg att det jag nämner enbart är riktlinjer, du får jättegärna skissa vidare och göra din RFP ännu mer avancerad! Har du ett större projekt, kommer din RFP generellt bli större i antal sidor.
Definition
Unik skiss
En unik skiss är en mall som designern tar fram för en specifik undersida. Den kan användas flera gånger, t.ex. en produktsida.
Undersida
En undersida är en länk på din hemsida. T.ex. Kontaktsidan, eller startsidan, man kallar dessa undersidor.
Om en besökare ska kunna läsa om ditt företag för att få en uppfattning om er behöver du oftast ha följande:
- En Startsida
- En undersida ditt företag (T.ex. Om oss)
- En undersida om er historia
- En undersida om er vision, mission och värderingar
- En undersida på teamet
- En undersida hur ni arbetar med hållbarhet
- En undersida med testimonials/kundcase. Kom ihåg: Du kommer behöva en undersida för varje kundcase, som ett nyhetsinlägg.
Första versionen av din sidstruktur kan bli något i stil med:
- Startsida
-
Om oss
a. Vår historia
b. Vision, mission och värderingar
c. Träffa teamet
d. Hållbarhet -
Kundcase
a. Enskild kundcase-sida
Som du kanske märker så har jag skjutit in vissa undersidor, det är mest för att demonstrera en hierarki i min sidstruktur, t.ex. ”Vår historia” kommer vara en egen undersida, men den ska vara under ”Om oss” i menyn. Detta är bra både för SEO men även för besökaren, så om dem vill läsa mer om Superbolaget så hittar dem all information om oss.
Definition
SEO
Search engine optimization, en metodik för sökmotorer såsom Google att hitta och placera dig högre upp i sökresultaten.
Som en besökare vill jag kunna läsa om företagets tjänster så att jag kan eventuellt höra av mig till dem.
Om en besökare ska kunna läsa om dina tjänster så behöver du berätta om dessa, beroende på hur komplex din lösning/produkt är så kommer antalet undersidor öka. Eftersom Superbolaget AB (mitt exempelföretag) arbetar med konsultation inom fastighetsutveckling, så kommer mina undersidor inte bli så många.
Andra versionen av min sidstruktur blir då som följande, det som läggs till är i fetstil:
- Startsida
-
Om oss
a. Vår historia
b. Vision, mission och värderingar
c. Träffa teamet
d. Hållbarhet -
Kundcase
a. Enskild kundcase-sida -
Våra tjänster
a. Fastighetsutveckling
b. Projekt- & Byggledning
c. Konsultation inom Bygg
Nu börjar det likna något! Vi fortsätter! För varje användarberättelse kan vi se att vissa sidor kanske läggs till.
Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.
Om du ska kunna kontakta ett företag behöver det oftast finnas ett kontaktformulär. Så en kontaktsida hade nog varit riktigt bra, ett alternativ är att på hemsidan under ”Träffa Teamet” lägga till kontaktuppgifter till säljarna för att man enkelt ska komma i kontakt med dem.
En uppdaterad version av vår sidstruktur kan se ut enligt följande:
- Startsida
-
Om oss
a. Vår historia
b. Vision, mission och värderingar
c. Träffa teamet
d. Hållbarhet -
Kundcase
a. Enskild kundcase-sida -
Våra tjänster
a. Fastighetsutveckling
b. Projekt- & Byggledning
c. Konsultation inom Bygg - Kontakta oss
Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.
Om du ska kunna kontakta ett företag behöver det oftast finnas ett kontaktformulär. Så en kontaktsida hade nog varit riktigt bra, ett alternativ är att på hemsidan under ”Träffa Teamet” lägga till kontaktuppgifter till säljarna för att man enkelt ska komma i kontakt med dem.
Så en uppdaterad version hade kunnat se ut såhär:
- Startsida
-
Om oss
a. Vår historia
b. Vision, mission och värderingar
c. Träffa teamet
d. Hållbarhet -
Kundcase
a. Enskild kundcase-sida -
Våra tjänster
a. Fastighetsutveckling
b. Projekt- & Byggledning
c. Konsultation inom Bygg - Kontakta oss
-
Kunskapsbank/Blogg
a. Enskild blogg artikel - Landningssida för marknadsföring - (Läs tipset nedan)
¡VOILA! Nu har en sidstruktur som vi kan utgå ifrån. Lek gärna runt med den tills du känner att du har fått med alla undersidor du vill ha. Har du mycket innehåll som ska överföras från en gammal hemsida så kan du fortsätta leka med sidstrukturen tills du har fått med allt innehåll. Jag känner mig dock nöjd med Superbolagets sidstruktur.
4 Bonus tips:
- Be alltid om en extra designskiss som ska agera som en landningssida. Denna landningssida i olika marknadsföringskampanjer, t.ex. Google annonser. Jag lade till en sida om du tittar på min sista version av sidstrukturen.
- Lägg gärna till en notering i din RFP att för varje unik designskiss önskas minst 5 sektioner av innehåll, exklusive menyn och sidfoten, så att du har tillräckligt med plats för ditt innehåll.
- Om du har en gammal hemsida och planerar på att behålla innehållet, se då till att du har plats för allt innehåll i designskisserna.
- Om du vill börja om med innehållet på nytt är det viktigt att du är tydlig med leverantörens skyldigheter att leverera tillräckligt med sektioner på varje undersida för att ditt innehåll ska få plats.
UI (Användargränssnitt)
Nu har vi tagit fram en sidstruktur, nu ska vi kravställa det visuella! När vi kravställer det visuella vill vi precis som med det andra delar vara så träffsäkra som möjligt. Vi brukar dela upp detta i 2 delar, allmänna önskemål och referenser.
TIPS: Om du önskar någon animation eller rörliga element bör du nämna det tidigt eftersom det kan påverka priset, ännu bättre vore om du även hade ett exempel på vad du gillar.
Allmänna önskemål:
Detta är önskemål som du har sett på olika sidor som du tycker om och är något du vill ha på er hemsida.
- Tycker om huvudmenyn som salesforce.com har
- Vi vill inkludera rörligt material t.ex. video
- Det ska vara mycket utrymme i designen, vi vill inte ha för mycket innehåll på samma ställe.
Du kan lägga hur många allmänna krav du vill, ju tydligare du är desto bättre blir det.
Referenser:
En av dem bästa grejerna du kan ge är referenser på hemsidor du tycker om, gärna med en motivation på varför du tycker om dessa hemsidor. Ett exempel på hur det kan se ut är följande:
- Apple.se - Ger en harmonisk känsla och det är väldigt öppet, inte för mycket information på samma ställe. Tycker även om upplägget på varje undersida.
- Hubspot.com - Gillar att dem vågar med färgerna, har en låst meny och att delar upp informationen i små boxar.
Sikta på att inkludera 2-3 referenser och beskriv gärna så gott du kan, ju mer detaljerad du är, desto mer tjänar du på det. Referenserna behöver inte vara relaterade till din bransch.
Konkurrenter:
Om du har konkurrenter så kan det vara bra att lista upp dessa för att visa på ett ungefär hur konkurrenterna har satt upp sin hemsida. Syftet med detta är inte att kopiera, men utan snarare inspirera leverantören till att förstå både omfattning av arbete men även en bättre uppfattning av vad er bransch standard är.
Steg 9 - Funktionalitet
Nu kommer vi till funktionalitet. För att täcka all funktionalitet kan vi ytterligare en gång använda oss av våra användarberättelser. Då kan vi se vi att vissa skapar möjligheter för funktionaliteter.
Våra användarberättelser:
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företaget så att jag kan bedöma om det är rätt partner för mig.
- Som en besökare vill jag kunna läsa om företagets tjänster så att jag kan eventuellt höra av mig.
- Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.
- Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.
- Som en administratör/redaktör vill jag kunna redigera text och bild själv så att jag snabbt kan modifiera undersidor.
Användarberättelser som kan vara intressanta att kika djupare på:
Om man vill kan man gå igenom alla användarberättelse, men för att hålla denna artikel lite kortare kommer vi bara skriva om de användarberättelser som faktiskt kan relateras till funktionalitet.
Som en besökare vill jag kunna kontakta företaget, så att dem får mina kontaktuppgifter.
För att kunna kontakta ett företag på en hemsida brukar det ofta finnas ett kontaktformulär som innehåller några fält. Det kommer du förmodligen behöva. För att även vara lite effektiv så skulle du kunna begära i din RFP att kontaktformuläret är kopplat till ert CRM system (t.ex. Hubspot). På så sätt får du smidigt in alla förfrågningar från hemsidan till ditt CRM.
Definition
CRM
Ett CRM är en plattform, där du oftast samlar alla potentiella affärer, kunder och leads (Intressenter), t.ex Hubspot, Pipedrive eller Salesforce.
Som en besökare vill jag kunna läsa blogg artiklar så att jag kan utbilda mig inom området.
Om man har en blogg med många artiklar så vill man oftast att det finns en filtrerings-funktion så att besökaren enkelt kan hitta relevanta artiklar.
Summering av funktionalitet:
På dessa 2 användarberättelser kom vi fram till följande funktionalitet:
- Kontaktformulär MED integration till Superbolagets CRM system
- Filtreringsfunktion för Superbolagets Blogg
Steg 10 - Ramverk
Nu kommer vi till min favoritdel i vår RFP mall, teknik! Teknik är som elektricitet, om en krets pajar, kan hela huset slockna. Men vi gör det enkelt ska du se!
När det kommer till en hemsida, ska vi tänka i 3 banor:
- Skalbarhet - Det ska vara enkelt att utveckla vidare
- Prestanda - Användarupplevelsen ska inte påverkas
- Administration - Det ska vara enkelt att administrera
Låt oss dela upp ramverk och teknik i några olika delar:
-
Front-end - Det besökaren ser
Teknologin för Front-end bör vara baserat på Javascript, vi rekommenderar NextJS. -
Back-end - Det som hanterar all logik
Teknologin för Back-end bör vara baserat på Javascript, vi rekommenderar Sanity. -
CMS - Där du som administratör redigerar innehållet:
Vi rekommenderar att använda ett CMS som är skalbart, som Sanity. -
Digital Asset Management - Systemet som hanterar all media:
Vi rekommenderar att använda något som Cloudinary för att bilder ska fungera bra och ladda in snabbt.
Många gånger kommer du höra WordPress som ett bra alternativ, men det är faktiskt inget vi rekommenderar om du ska bygga en hemsida 2024.
Du får jättegärna bara kopiera våra krav och klistra in dessa i din RFP.
Integrationer (Valfritt)
En integration är när du kopplar ihop flera system så att dessa kan kommunicera. Integrationer finns oftast utan att man tänker på dem, men det får diskuteras i en annan artikel.
Integrationer kan många gånger underlätta processer. Om vi tittar tillbaka på vår RFP så märker vi att vi vill ha ett kontaktformulär. Vi ville att leverantören integrerar detta till vår CRM system, det blir en integration, eftersom vår hemsida och vårt CRM ska kommunicera. Då kommer information in direkt i vårt CRM och Superbolagets säljare kommer snabbt kunna kontakta den intresserade.
Integrationer är inget måste, men oftast kan det vara smidigt för att undvika manuell handpåläggning i vissa delar av ett projekt. Om du är osäker på vad för typ av integrationer som är användbara för ditt projekt kan du alltid fråga leverantören om det finns något dem rekommenderar.
Steg 11 - Support & Underhåll!
Sist men inte minst, support och underhåll. Här blir många tyvärr dumsnåla, då man tänker att man har byggt klart hemsidan. Men hemsidor är som bilar, dem behöver service.
Vi rekommenderar att du berättar om dina önskemål för support i din RFP. Dem vanligaste supportavtalen brukar inkludera följande:
- En timmes konsultation per månad
- Löpande hosting av hemsidan
- Löpande underhåll
Fråga gärna vad exakt som ingår hos dem olika leverantörerna. Fråga dig själv hur ni kommer jobba med hemsidan och planera utifrån det. Kommer hemsidan kontinuerligt uppdateras framöver så kanske det är bra att hoppa på någon retainer som vi pratade om tidigare, då får du oftast även ett billigare timarvode.
Steg 12 - Bonus avsnitt: STÄLL FRÅGOR!
I din RFP kan du ha en sektion på frågor som du vill ställa leverantörerna. Det kan vara frågor om arbetssätt, arbetstider, teamet, deras kompetenser, vad dem specialiserar sig i osv. Ju mer kött på benen du får kring varje leverantör, desto bättre beslut kan du ta när du väljer byrå!
Några vanliga frågor vi rekommenderar att ställa är följande:
- Hur ser er arbetsprocess ut när när ni arbetar med webbprojekt?
- Hur många är teamet?
- Hur sker kommunikationen under projektets gång?
- Vad har ni för erfarenhet inom vår bransch?
- Hur ser er prissättning ut för ett projekt?
- Hur hanteras feedback under projektets gång?
Summering:
Att skapa en bra RFP kan vara avgörande för att få en bra leverans. Jag hoppas verkligen att du känner dig någorlunda påläst kring upphandlingar av webb nu. Har du några frågor är du alltid välkommen att vända dig till oss. Vi erbjuder idag kostnadsfria workshops där vi hjälps åt att ta fram RFP:er till våra kunder, ända önskemålet från vårt håll är att vi vår vara med i upphandlingen, sen får bäste man vinna! 😊

RFP Mall & Exempeldokument
(2 Gratis dokument)
En mall för att skapa en tydlig RFP (med standardiserade texter men även frågor som du bara kan svara på) och exempeldokument som du gärna får använda som inspirationskälla. Fyll i ditt företagsnamn och företagsmejl nedan för att få tillgång till vår RFP mall och RFP exempeldokument.